Il Crisis Management è un approccio strategico ad eventi imprevisti che rischiano di danneggiare il brand o alcune sue attività. Un buon Crisis Management Plan può generare soluzioni efficaci e scalabili nel tempo.
Il Caso RUFA Open Day e Ammissioni 2020.
Come studio di design, marketing digitale e comunicazione, è nostro compito essere sempre in grado di interpretare correttamente la situazione culturale e il clima sociale nel quale il brand vive e si muove, anche e soprattutto in tempi di difficoltà come questi.
La vita ci insegna che le crisi sono foriere di crescita: le soluzioni che mettiamo in atto per risolvere una situazione contingente potenzialmente pericolosa per il brand – il cosiddetto Crisis Management – possono diventare un modello di sviluppo utile per affrontare futuri scenari prodotti da eventi imprevisti, o un vero e proprio elemento di valore per l’azienda.
Un buon Crisis Management Plan aiuta a costruire modelli di sviluppo innovativi.
Prima di giungere alla soluzione, però, è necessario concedersi una fase di ascolto, vicinanza e comunione di intenti: capire cosa stia vivendo il nostro Cliente, quali possano essere le risposte che attende da noi.
Le crisi sono (quasi) sempre fenomeni rapidi. Per questo è bene avere sempre un Crisis Management Plan pronto all’uso.
Il case study relativo a RUFA – Rome University of Fine Arts, che stiamo affrontando proprio in questi giorni, è particolarmente interessante.
Analizzandolo in tempo reale, possiamo estrarne idee e qualche strumento utile per il futuro. La Rome University of Fine Arts, una delle più importanti accademie italiane di Belle Arti, Design e Comunicazione, ogni anno organizza il RUFA Open Day, un incontro con i futuri studenti e le loro famiglie per presentare i programmi e gli ambienti dell’Accademia.
Subito dopo l’Open Day, RUFA accoglie gli studenti interessati ad iscriversi alle prove di Ammissione, che determinano la prima selezione di ingresso all’Accademia. Sia l’Open Day che le Ammissioni sono momenti di grande emozione per tutta la comunità RUFA: sono mani che si stringono in un patto di fiducia ed impegno reciproco.
Ad inizio anno, per la campagna di comunicazione per il RUFA Open Day 2020, viene creato il claim Flying Colors: gli studenti come colori, l’apprendimento come veloce corrente d’aria leggera che permette di far volare alte le proprie passioni.
Ma poi arriva il Covid-19 e tutto cambia. Tutto deve cambiare.
Coronavirus: è lockdown!
Attività da ripensare in poco tempo. Crisi.
La pandemia del Coronavirus è il primo evento veramente globale di questo nostro secolo: nessuno è escluso, ognuno deve fare la sua parte e contribuire a trovare nuovi modi di vivere la quotidianità. L’Accademia RUFA, come tutte le altre attività, chiude le porte fisiche e deve scegliere come rimanere aperta in altra forma.
Inizia un sofferto percorso fra tutti gli attori coinvolti, per capire come affrontare l’incognita dell’Open Day e delle prove di Ammissione: la data assegnata all’evento è ancora lontana ma la situazione non lascia prevedere niente di buono.
Cosa fare? Mantenere gli appuntamenti, rimandarli, modificarne la natura? Come responsabili Comunicazione del brand prendiamo parte alle operazioni di coordinamento e cominciamo a navigare tra i siti di informazione ed approfondimento, analizzando dati e ricerche, mettendo sul tavolo idee. Appare chiaro sin da subito, però, che la campagna RUFA #FlyingColors dovrà trasformarsi in altro per poter rispondere al meglio alla situazione contingente.
Smart, agile, digitale: RUFA incontra studenti e famiglie attraverso la modalità online
La nuova campagna digitale RUFA Flying Colors risponde alla crisi con strategie e processi basati sulla relazione individuale. C’è necessità di adattamento: ogni comparto della realtà operativa del Paese comincia a lavorare, studiare e produrre tramite gli strumenti digitali.
Anche RUFA implementa sin da subito la DAD – Didattica A Distanza: le aule fisiche dell’Università rimangono chiuse ma studenti e docenti continuano a lavorare assieme attraverso la modalità digitale.
Una volta iniziata per tutti la modalità di lavoro agile, anche i momenti di incontro dell’Accademia subiscono una digital transformation: si pianificano Open Day ed esami di Ammissione per il nuovo anno accademico attraverso una nuova, ed inedita, modalità virtuale.
Partono le nuove campagne, realizzate con l’obiettivo di coinvolgere il maggior numero di ragazzi interessati a formarsi in Accademia e volare alto nel loro futuro, «senza abbassare il volume dei loro sogni» (Emanuele Cappelli).
La piattaforma prevista per l’Open Day diventa così una rete di accoglienza digitale che consente agli studenti e alle loro famiglie di rivolgere domande all’Ufficio Orientamento RUFA che, con grande dedizione, raddoppia gli sforzi e la presenza su ogni canale digitale.
La campagna digitale RUFA Flying Colors: da
Crisis Solution a elemento di valore aggiunto
La campagna digitale RUFA Flying Colors stimola quindi i futuri studenti e le loro famiglie a leggere, informarsi, fare domande, ricevere risposte ed entrare a far parte della community RUFA partecipando all’Open Day e, successivamente, alle prove di Ammissione, che sono il primo passo per iniziare il percorso di studi.
Attraverso i canali digitali di RUFA vengono fissati incontri singoli dedicati, come fossero dei piccoli Open Day personalizzati.
Quello che era un evento corale, collettivo, fisico, fatto di strette di mano e di vicinanza, non perde il suo calore umano, anzi: attraverso la digital transformation tutto l’incontro si focalizza sulla relazione personale, disponibile ben oltre i limiti dello spazio fisico, sempre aperta all’ascolto e pronta a rispondere ad ogni domanda con costanza e completezza.
Il valore aggiunto è la possibilità di una relazione individuale che non si perde nel flusso dei bit ma incrementa invece le possibilità di contatto e dialogo. In questi tempi di immobilità e incertezza una strategia di digital transformation dimostra come un’attività di risposta a una crisi può diventare una soluzione sostenibile ed efficiente, ricca di nuove possibilità ed elementi di valore che in futuro potrebbero persino aprire nuove vie di sviluppo e crescita.
